Millal apostilli vaja ei ole

Enne notari juurde minekut tasub kontrollida üht asja: võib-olla ei ole apostilli üldse vaja. Eestil on mitu lepingut ja Euroopa Liidul üks määrus, mis vabastavad dokumendid apostillimisest täielikult — ja iga kord, kui inimene neid ei tea, kulub 27,71 € ja viis tööpäeva asja peale, mida vastuvõtja ei küsinudki.

Olukordi on tegelikult kaks ja neid ei tohi segi ajada. Esimene: apostilli ei ole vaja, sest dokument aktsepteeritakse ka ilma selleta. Teine: apostillist ei ole kasu, sest sihtriik ei ole Haagi konventsiooniga liitunud ja dokument tuleb hoopis legaliseerida. Allpool on mõlemad lahti kirjutatud.

Riigid, kellega Eestil on õigusabileping

Kõige lihtsam juhtum. Kui dokument läheb riiki, kellega Eestil on kehtiv õigusabileping, apostilli ei panda — ei sinna minevatele Eesti dokumentidele ega sealt tulevatele dokumentidele Eestis. Neid riike on neli: Läti, Leedu, Ukraina ja Poola.

Siin tasub tähele panna üht muutust, mis paljudel kahe silma vahele jääb. Varem kuulus samasse loetellu ka Venemaa, kuid pärast õigusabilepingu lõpetamist see erand enam ei kehti ja Venemaa dokumentidele on apostill nõutav. Kui leiate kuskilt vana nimekirja, kus Venemaa on veel sees, on see aegunud.

Euroopa Liidu määrus 2016/1191

Alates 16. veebruarist 2019 kehtib määrus, mis vabastab apostillimisest suure osa perekonnaseisu puudutavatest dokumentidest, kui need esitatakse ühest liikmesriigist teise. Nimekirja kuuluvad dokumendid, mis tõendavad sündi, surma, nime, abielu ja abieluvõimet, lahutust, registreeritud kooselu, vanemlust, lapsendamist, elukohta, kodakondsust ning karistusregistrikande puudumist.

See tähendab, et Saksamaale, Hispaaniasse või Iirimaale minevale sünnitunnistusele ei tohi vastuvõttev asutus apostilli nõuda. Kui nõuab, viidake määrusele — praktikas piisab sellest enamasti.

Määrus annab veel ühe võimaluse, mis säästab rohkem raha kui apostilli ärajäämine ise. Nende dokumentide juurde saab tellida mitmekeelse standardvormi, mis on tõlkeabi ja käib dokumendiga kaasas. Standardvormi olemasolul ei ole vaja ka tõlget. Perekonnaseisudokumentide standardvorme väljastavad perekonnaseisuametnikud, karistusregistri väljavõtete omi Registrite ja Infosüsteemide Keskus.

Eesti ja Soome eraldi kokkulepe

Soome on Eesti jaoks kõige tavalisem sihtriik ja sellega kehtib 2012. aastast eraldi kokkulepe. Selle alusel võetakse Soomes ilma apostillita vastu rahvastikuregistri väljavõtted ja perekonnaseisu tõendavad dokumendid: sünni-, surma-, abielu- ja lahutustunnistused, abieluvõimetõend, nimemuutust tõendav dokument ning väljavõtted rahvastikuregistrist.

Kuna Soome on ka EL-i liikmesriik, katab osa neist dokumentidest juba määrus 2016/1191 — kaks alust lihtsalt kattuvad. Praktiline järeldus on sama: Soome kolides või seal abielludes ei ole neile dokumentidele apostilli vaja.

Brüsseli konventsioon

Vähem tuntud, aga täiesti kehtiv alus. Brüsseli konventsiooni legaliseerimisnõude kaotamise kohta kohaldavad peale Eesti Prantsusmaa, Belgia, Taani, Iirimaa, Itaalia ja Läti. Nendesse riikidesse minevaid ja sealt tulevaid avalikke dokumente ei apostillita.

Tähelepanuväärne on, et see nimekiri on laiem kui määrus 2016/1191: konventsioon ei piirdu perekonnaseisu dokumentidega. Kui teie dokument läheb Prantsusmaale või Itaaliasse ja ei mahu määruse loetellu, tasub konventsioon üle kontrollida enne, kui apostilli tellite.

Viini konventsioon ja mitmekeelsed väljavõtted

Perekonnaseisuaktide mitmekeelsete väljavõtete kohta on olemas Viini konventsioon, millega on liitunud üle kahekümne riigi. Selle alusel väljastatud väljavõte on mitmekeelne juba iseenesest ja seda võetakse liitunud riikides vastu ilma apostilli ja ilma tõlketa.

Praktikas on see hea uudis eelkõige neile, kes vajavad sünni- või abielutunnistust mitmes riigis korraga: ühe mitmekeelse väljavõttega saab sageli hakkama seal, kus muidu kuluks mitu apostilli ja mitu tõlget.

Kui apostillist ei piisa

Vastupidine olukord, mida küsimusega „kas apostilli on vaja” sageli segi aetakse. Kui sihtriik ei ole Haagi konventsiooniga liitunud, siis apostill sinna ei kõlba — dokument tuleb legaliseerida. Seda ei tee notar, vaid Välisministeerium, ja protsess on pikem ning tavaliselt kaheastmeline: kõigepealt Eestis, seejärel sihtriigi saatkonnas või konsulaadis.

Selle vahe teadmine on oluline, sest inimene, kes kuuleb „apostilli ei ole vaja”, võib arvata, et midagi teha ei tulegi. Küsimus ei ole „kas apostill”, vaid „mis kinnitus”.

Kuidas oma juhtumit kontrollida

Kolm sammu, mis võtavad kokku paar minutit.

Esiteks vaadake sihtriiki. Kas see on Läti, Leedu, Ukraina või Poola? Kui jah, apostilli ei ole vaja ja edasi lugeda pole mõtet. Kas see on EL-i liikmesriik ja dokument puudutab perekonnaseisu või karistusregistrit? Siis kehtib määrus. Kas see on Prantsusmaa, Belgia, Taani, Iirimaa või Itaalia? Siis kehtib ka Brüsseli konventsioon.

Teiseks küsige vastuvõtjalt otse. Isegi seal, kus seadus apostilli ei nõua, võib ametnik seda harjumusest küsida — ja vastupidi, mõni asutus tahab rohkem, kui seadus ette näeb. Üks lühike kiri annab vastuse kindlamalt kui ükski juhend.

Kolmandaks kontrollige, kas dokumendist on olemas mitmekeelne versioon. Rahvastikuregistrist väljastatakse andmeid ka võõrkeeles ja perekonnaseisudokumentide juurde saab mitmekeelse standardvormi. Kui see on olemas, jääb ära nii apostill kui tõlge.

Aga tõlge?

Apostilli ärajäämine ei tähenda automaatselt, et tõlget pole vaja — need on kaks eri asja. Standardvormi või mitmekeelse väljavõtte puhul tõlget tõesti ei nõuta. Muudel juhtudel küsib vastuvõtja tavaliselt kinnitatud tõlget, mille teeb Eestis vandetõlk — notar tõlke õigsust alates 2020. aastast ei kinnita.

Kui apostill siiski vaja on, tehke see enne tõlget: apostilli tekst kuulub samuti tõlkesse. Protseduurist ja tasust on pikemalt juttu artiklis apostillimise kohta Eestis.

Aitame välja selgitada, mis teie dokumendi puhul tegelikult nõutav on, ja korraldame vajaduse korral ka apostillimise ja legaliseerimise. Täpse hinna ütleme pakkumises — ja kui selgub, et apostilli pole vaja, ütleme sedagi.

KKK (FAQPage jaoks)

Millistesse riikidesse ei ole Eesti dokumentidele apostilli vaja? Lätti, Leetu, Ukrainasse ja Poola — nende riikidega on Eestil õigusabilepingud. Lisaks kehtivad erandid EL-i määruse 2016/1191, Brüsseli konventsiooni ja Eesti–Soome kokkuleppe alusel.

Kas Venemaale minevatele dokumentidele on apostilli vaja? Jah. Varem kehtis õigusabileping, mis apostillist vabastas, kuid pärast selle lõpetamist on apostill nõutav.

Mida katab EL-i määrus 2016/1191? Dokumente sünni, surma, nime, abielu ja abieluvõime, lahutuse, registreeritud kooselu, vanemluse, lapsendamise, elukoha, kodakondsuse ja karistusregistrikande puudumise kohta, kui need esitatakse teise liikmesriiki.

Mis on mitmekeelne standardvorm? Dokumendi juurde väljastatav tõlkeabi, mis käib põhidokumendiga kaasas. Selle olemasolul ei ole vaja ei apostilli ega tõlget. Perekonnaseisudokumentide vorme väljastavad perekonnaseisuametnikud, karistusregistri omi RIK.

Kas Soome minevatele dokumentidele on apostilli vaja? Perekonnaseisu tõendavatele dokumentidele ja rahvastikuregistri väljavõtetele ei ole — kehtib 2012. aastast Eesti ja Soome vaheline kokkulepe, lisaks katab osa dokumente EL-i määrus.

Mida teha, kui sihtriik ei ole Haagi konventsiooniga liitunud? Siis apostill ei sobi ja dokument tuleb legaliseerida. Seda teeb Välisministeerium, mitte notar, ja protsess on tavaliselt kaheastmeline.