Apostill Eestis: kes väljastab, kui palju maksab, kui kaua võtab

Apostilli väljastab Eestis notar — ükskõik milline, elukohajärgset piirangut ei ole. Notari tasu on 27,71 € koos käibemaksuga ja apostillitud dokumendi saate viie tööpäeva jooksul alates päevast, mil taotlus menetlusse võeti. Ministeeriumid apostillimisega enam ei tegele: see ülesanne läks notaritele üle 1. jaanuaril 2010.

Allpool on kirjas, mida notarile esitada, millistele dokumentidele apostilli üldse saab ja millal seda tegelikult vaja ei olegi.

Mis apostill on ja miks seda küsitakse

Apostill ei kinnita dokumendi sisu, vaid seda, et dokumendile alla kirjutanud isikul oli selleks pädevus ja et allkiri ning pitser on ehtsad. Sellepärast tuleb apostill panna riigis, kus dokument välja anti: Eesti diplomile Eestis, Ukraina sünnitunnistusele Ukrainas.

Apostilli küsitakse siis, kui Eestis välja antud ametlikku dokumenti soovitakse kasutada mõnes teises riigis, mis on liitunud Haagi konventsiooniga. Eesti suhtes jõustus konventsioon 30. septembril 2001. Kui sihtriik konventsiooniga liitunud ei ole, apostillist ei piisa ja dokument tuleb legaliseerida — sellega tegeleb Välisministeerium.

Kord juba apostilliga kinnitatud avalikku dokumenti saab kasutada kõigis konventsiooniga liitunud riikides, iga uue riigi jaoks eraldi apostilli taotlema ei pea.

Kes apostilli väljastab

Apostillimisega tegelevad notarid. Pöörduda võib ükskõik millise notari poole, sõltumata sellest, kus te elate või kus dokument välja anti; notarite kontaktid on Notarite Koja nimekirjas.

Üks piirang siiski on: notar ei tohi apostillida dokumenti, mille ta ise tõestas või kinnitas. Kui vormistasite notari juures volikirja ja soovite sellele apostilli, teeb selle teine notar — sobib ka sama büroo kolleeg. Praktikas tasub volikirja tõestamise juures kohe öelda, et dokument läheb välismaale: büroos lahendatakse see enamasti sealsamas ära.

Kui palju apostillimine maksab

Notari tasu on seadusega paika pandud, notarite vahel hinnavahet ei ole. Notari tasu seaduse järgi on tasu 22,35 €, millele lisandub käibemaks — kokku 27,71 €. Kui soovite apostillitud dokumenti posti teel tagasi, lisandub tähtkirja saatmise kulu.

Kohati on kirjas ka 27,27 € ja seda leiab isegi notaribüroode kodulehtedelt. Tegemist on sama tasuga, arvestatuna varasema käibemaksumääraga. Kehtiv summa on praegu 27,71 € ja täpselt seda näitab ka Notarite Koja tasukalkulaator.

Kui apostilli on vaja mitmele dokumendile, arvestatakse tasu iga dokumendi kohta eraldi. Sellepärast tasub enne taotluse esitamist üle küsida, kui palju dokumente vastuvõtja tegelikult ootab — kogemus näitab, et inimesed apostillivad igaks juhuks rohkem, kui vaja läheb.

Kui kaua võtab ja kuidas taotlus esitada

Notar väljastab apostillitud dokumendi viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates. Tähtaeg ei hakka jooksma hetkest, mil kirja teele panite, vaid päevast, mil notar taotluse menetlusse võttis. Menetlusse saab ta selle võtta ainult siis, kui taotlusele on lisatud apostillimist vajav dokument — ilma dokumendita taotlus lihtsalt seisab. See on kõige tavalisem põhjus, miks inimene arvab, et tal on aega viis päeva, aga tegelikult kulub kaks nädalat.

Taotluse saab esitada neljal viisil: kohale minnes, posti teel, e-postiga või apostilliregistri iseteenindusportaali kaudu. Taotluse blanketid on eesti, inglise ja vene keeles Notarite Koja lehel apostillimise all.

Iseteenindusportaal sobib eriti hästi siis, kui dokument on algusest peale digitaalne — registri väljavõte, karistusregistri teatis, digitempliga tõend. Sel juhul ei teki paberit kuskil vahepeal ega pea kuhugi sõitma. Paberoriginaali omakäelise allkirjaga tuleb aga notarini füüsiliselt toimetada.

Paberapostill või e-apostill

Taotlust esitades valite ühe neljast variandist: paberdokument paberapostilliga, paberdokument e-apostilliga, digitaalne dokument paberapostilliga või digitaalne dokument e-apostilliga.

Valik ei sõltu sellest, mis teile mugavam tundub, vaid sellest, mida vastuvõtja aktsepteerib. E-apostill on iseenesest mugavam: vastuvõtjale saadetakse link Eesti apostilliregistrisse, kus ta näeb korraga nii dokumenti kui ka apostilli kehtivust ega pea midagi alla laadima. Samas töötavad paljud saatkonnad, kohtud ja ülikoolid väljaspool Eestit endiselt ainult paberiga, millele on tempel füüsiliselt külge kinnitatud.

Kõige mõistlikum on küsida vastuvõtvalt asutuselt enne taotluse esitamist, mis kujul nad dokumenti ootavad. Vormi tagantjärele muuta ei saa — see tähendab uut taotlust ja uut tasu.

Millistele dokumentidele apostilli saab

Apostill pannakse avalikule dokumendile. Avalikud dokumendid on:

• haldusdokumendid — diplom, tunnistus, tõend, õiend, teatis;
• kohtu või kohtuga seotud asutuse dokumendid, sealhulgas kohtuotsuse ärakiri ja kohtutäituri dokument;
• registri väljavõtted;
• notari ja vandetõlgi dokumendid.

Apostillida saab originaali, ametlikult või notariaalselt kinnitatud ärakirja, väljatrükki või väljavõtet. Üldjuhul kinnitatakse originaal, kuid ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumentide puhul — näiteks abieluvõimetõend või karistusregistri teatis — muud võimalust polegi kui originaal. Enne maksmist tasub uurida, kas vastuvõtja lepib kinnitatud ärakirjaga: nii jääb originaal endale alles.

Apostilli ei saa rikutud dokumendile — kulunud, kortsunud, parandatud, veekahjustusega või lahtiste kaantega paberile. Samuti ei apostillita kaubandus- või tollimenetlusega otseselt seotud haldusdokumente ega vanu dokumente, millel puudub allkirjastaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus; tüüpiline näide on aastatel 1941–1992 välja antud perekonnaseisutunnistus. Sel juhul tuleb taotleda välja andnud asutusest uus dokument või tõendada asjaolu rahvastikuregistri kinnitatud väljatrükiga.

Gümnaasiumi lõputunnistusega on omaette nüanss. Alates 1997. aastast välja antud lõputunnistuse juurde on vaja ka riigieksamitunnistust, mis alates 2009. aasta juunist eksisteerib ainult elektroonilisel kujul. Notar trükib selle riigiportaalist ise välja, nii et eraldi kuskilt tellima ei pea.

Millal apostilli vaja ei ole

Enne notari juurde minekut tasub kontrollida, kas apostilli üldse vaja läheb. Läti, Leedu, Ukraina ja Poolaga on Eestil sõlmitud õigusabilepingud ning nendesse riikidesse esitatavaid dokumente ei apostillita.

Euroopa Liidu määrus 2016/1191 vabastab apostillimisest suure osa perekonnaseisu puudutavatest dokumentidest — sünd, surm, nimi, abielu ja abieluvõime, lahutus, registreeritud kooselu, vanemlus, lapsendamine, elukoht, kodakondsus ja karistusregistrikande puudumine —, kui need esitatakse teise liikmesriiki. Lisaks väljastatakse nende kohta mitmekeelseid standardvorme, mille olemasolul ei ole vaja ka tõlget.

Eraldi kokkulepped kehtivad veel Soomega rahvastikuregistri väljavõtete osas ning Brüsseli konventsiooni raames Prantsusmaa, Belgia, Taani, Iirimaa, Itaalia ja Lätiga. Nendest eranditest on pikemalt juttu eraldi artiklis selle kohta, millal apostilli vaja ei ole.

Kas apostillitud dokument tuleb ka tõlkida

Enamasti jah — apostillitud dokumendile lisatakse kinnitatud tõlge sihtriigis aktsepteeritavasse keelde. Siin on üks koht, mida sageli valesti mäletatakse: alates 1. jaanuarist 2020 ei kinnita notar Eestis enam tõlke õigsust. See pädevus on tal ära võetud ja väljend „notariaalne tõlge” ei tähista enam ühtegi olemasolevat teenust. Tõlke õigsust kinnitab ainult vandetõlk.

Järjekord on oluline. Kõigepealt apostill originaalile, siis tõlge — sest tõlkida tuleb ka apostilli enda tekst. Vastupidi tehes tuleb tõlge uuesti tellida. Mõnikord nõuab vastuvõtja apostilli ka tõlkele endale; see on võimalik, sest vandetõlgi dokument on avalik dokument, kuid selle apostillib juba teine notar ja see on eraldi 27,71 €.

Teeme vandetõlkeid ja korraldame ka apostillimise ning legaliseerimise, sealhulgas dokumentide notarile esitamise. Täpse hinna ütleme pakkumises — see sõltub keelesuunast ja mahust.

Kolm viga, mis maksavad nädala

Esimene on taotluse saatmine ilma dokumendita. Viis tööpäeva hakkavad jooksma alles siis, kui notar taotluse menetlusse võtab, ja ilma dokumendita ta seda teha ei saa.

Teine on vastuvõtja nõuete küsimata jätmine: kas neile läheb vaja originaali või ärakirja, paberapostilli või e-apostilli, kas tõlge on nõutav ja mis keelde. Nõuded erinevad isegi sama riigi eri asutustes.

Kolmas on tõlke tellimine enne apostilli. Apostilli tekst kuulub tõlkesse ja enne templit tõlgitud dokumenti vastuvõtja ei aktsepteeri.

KKK (FAQPage jaoks)

Kes väljastab Eestis apostilli? Notarid. See ülesanne läks neile üle 1. jaanuaril 2010, ministeeriumid apostillimisega enam ei tegele. Pöörduda võib ükskõik millise notari poole.

Kui palju apostill maksab? 27,71 € koos käibemaksuga. Tasu on kehtestatud notari tasu seadusega — 22,35 € pluss käibemaks — ja on kõigi notarite juures ühesugune. Posti teel tagasi saatmisel lisandub postikulu.

Kui kaua apostillimine aega võtab? Viis tööpäeva alates taotluse menetlusse võtmisest. Taotlus võetakse menetlusse ainult koos apostillimist vajava dokumendiga.

Kas apostilli saab taotleda internetist? Jah, apostilliregistri iseteenindusportaali kaudu. See on eriti mugav digitaalselt väljastatud dokumentide puhul. Paberoriginaal tuleb notarini siiski füüsiliselt toimetada.

Millistesse riikidesse ei ole apostilli vaja? Lätti, Leetu, Ukrainasse ja Poola — nendega on Eestil õigusabilepingud. Lisaks ei nõuta määruse 2016/1191 alusel apostilli suurele osale perekonnaseisu tõendavatest dokumentidest, mis esitatakse teise EL-i liikmesriiki.

Kas notar saab tõlke õigsust kinnitada? Ei. Alates 1. jaanuarist 2020 seda pädevust notaril ei ole. Tõlke õigsust kinnitab vandetõlk.