Апостиль в Эстонии ставит нотариус — любой, к какому вам удобнее обратиться. Тариф один для всех и составляет 27,71 € с НДС, документ выдаётся в течение пяти рабочих дней с момента, когда заявление принято в производство. Ни министерства, ни другие ведомства этим больше не занимаются: полномочия перешли к нотариусам ещё 1 января 2010 года, и информация о министерствах, которая до сих пор встречается на форумах и в старых инструкциях, устарела на полтора десятилетия.
Ниже — что именно нужно принести нотариусу, в каких случаях апостиль вообще не требуется, и в какой момент подключать перевод, чтобы не платить дважды.
Апостиль — это стандартная отметка, которая подтверждает подлинность подписи, полномочия подписавшего лица и печать на официальном документе. Его ввела Гаагская конвенция 1961 года, Эстония её участник. Между странами конвенции апостиль заменяет консульскую легализацию: вместо цепочки заверений в министерствах и консульстве достаточно одной отметки в стране, где документ выдан.
Чаще всего апостиль требуют:
Если страна назначения не участвует в Гаагской конвенции, апостиль там не примут: понадобится консульская легализация через Министерство иностранных дел Эстонии и консульство этой страны.
Форма апостиля одинакова во всех странах конвенции: это квадратный штамп или прикреплённый лист с заголовком «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» и десятью пронумерованными полями. В них указаны страна выдачи, кто подписал документ и в какой должности, чья печать стоит на документе, место и дата проставления апостиля, орган, который его выдал, регистрационный номер, а также печать и подпись этого органа.
Е-апостиль выглядит иначе: это цифровой файл, а проверить его можно по номеру в эстонском реестре апостилей. Поэтому, если принимающая сторона спрашивает, «как выглядит апостиль», стоит уточнить, готова ли она работать с электронной версией.
Апостиль удостоверяет не содержание документа, а подпись и полномочия того, кто его подписал. Поэтому ставить его нужно в той стране, где документ выдан: эстонское свидетельство о рождении апостилируется только в Эстонии, украинский диплом — только в Украине.
Обращаться можно к любому нотариусу страны, привязки к месту жительства нет. Контакты всех действующих нотариусов есть в списке Нотариальной палаты. Единственное ограничение: нотариус не может апостилировать документ, который сам же удостоверил или заверил. Если, скажем, вы оформили у нотариуса доверенность и её же нужно апостилировать, апостиль поставит другой нотариус — в том числе коллега из того же бюро. Практически это означает, что при оформлении доверенности для использования за границей стоит сразу предупредить бюро: там обычно решают вопрос на месте.
Нотариальный тариф установлен законом, и торговаться тут не с кем: 22,35 € по закону о нотариальном сборе плюс НДС, итого 27,71 €. Если вы просите вернуть готовый документ почтой, добавляется стоимость пересылки заказным письмом.
Иногда встречается цифра 27,27 € — она попадается даже в информационных текстах на сайтах нотариусов. Это та же сумма, но с прежней ставкой НДС; актуальная итоговая цифра сейчас 27,71 €, и именно её показывает калькулятор нотариальных тарифов Нотариальной палаты. Цифры вроде «от 30 до 100 евро», которые кочуют по русскоязычным сайтам, отношения к эстонскому тарифу не имеют вообще — вероятно, это перенесённые данные других стран.
Срок — пять рабочих дней, отсчёт идёт не от момента, когда вы отправили письмо, а от дня, когда заявление принято в производство. А принять его нотариус может только вместе с самим документом: заявление без документа не считается поданным. Это самая частая причина, по которой люди теряют неделю.
Срочного апостиля за доплату в Эстонии нет: пять рабочих дней — предельный срок по закону. Многие нотариусы справляются быстрее, но гарантировать ускорение не может никто.
Способов четыре: прийти лично, отправить почтой, прислать по электронной почте или подать через портал самообслуживания реестра апостилей. К заявлению прикладывается документ, который нужно апостилировать. Бланки заявления на эстонском, английском и русском языках выложены на сайте Нотариальной палаты в разделе про апостилирование.
Портал удобен, если документ изначально цифровой — выписка из регистра, справка из карательного регистра, документ с цифровой печатью. В этом случае бумага в процессе вообще не появляется, и ехать никуда не нужно. Если же на руках бумажный оригинал с живой подписью, его придётся физически доставить нотариусу.
С 2017 года в Эстонии работает электронный реестр апостилей, и при подаче заявления вы выбираете один из четырёх вариантов: бумажный документ с бумажным апостилем, бумажный документ с е-апостилем, цифровой документ с бумажным апостилем и цифровой документ с е-апостилем.
Выбор зависит не от ваших предпочтений, а от того, что готова принять сторона за границей. Е-апостиль удобнее: получателю отправляется ссылка на эстонский реестр, где он видит и сам документ, и подтверждение действительности апостиля, ничего скачивать и устанавливать не нужно. Но многие консульства, суды и университеты за пределами Эстонии по-прежнему работают только с бумагой и штампом, физически прикреплённым к документу. Поэтому логика простая: сначала спросите у принимающего учреждения, в каком виде им нужен документ, и только потом подавайте заявление. Переделать выбранный формат постфактум означает подать и оплатить заявление заново.
Апостиль ставится на публичный документ. К ним относятся:
Апостилировать можно оригинал, официально или нотариально заверенную копию, распечатку или выписку. Общее правило — апостилируется оригинал, но у одноразовых документов вроде справки об отсутствии препятствий к заключению брака или справки из карательного регистра вариантов нет: только оригинал. Прежде чем платить, стоит уточнить у принимающей стороны, устроит ли её заверенная копия — иногда это экономит и деньги, и сам оригинал, который вы не хотите отдавать навсегда.
Не апостилируют повреждённые документы — потёртые, надорванные, со следами воды или отклеившейся обложкой; административные документы, напрямую связанные с торговыми или таможенными процедурами; а также старые документы без имени и должности подписавшего — например, свидетельства о гражданском состоянии, выданные в Эстонии в 1941–1992 годах. В последнем случае выход есть: запросить новый документ в выдавшем учреждении или подтвердить факт заверенной распечаткой из регистра народонаселения.
Отдельная тонкость с аттестатами. Для гимназических аттестатов, выданных с 1997 года, требуется ещё и свидетельство о государственных экзаменах, а с 2009 года оно существует только в электронном виде — нотариус распечатывает его через госпортал сам.
Это тот случай, когда полезнее узнать, что платить не придётся. Апостиль не требуется, если документ едет в страну, с которой у Эстонии заключён договор о правовой помощи: это Латвия, Литва, Украина и Польша. Документы туда принимают без всякого дополнительного удостоверения.
Не нужен апостиль и по регламенту ЕС 2016/1191 — он действует с 16 февраля 2019 года и охватывает документы о рождении, смерти, имени, браке и брачной правоспособности, разводе, зарегистрированном сожительстве, родительстве, усыновлении, месте жительства, гражданстве, а также справки об отсутствии судимости. Если такой документ подаётся в другую страну ЕС, требовать апостиль там не имеют права. Более того, к этим документам выдаются многоязычные стандартные формы: в Эстонии их оформляют чиновники ЗАГС при уездных самоуправлениях, а для выписок из карательного регистра — RIK. При наличии стандартной формы не нужен и перевод.
Есть ещё три исключения, о которых знают редко. Брюссельская конвенция об отказе от легализации: помимо Эстонии её применяют Франция, Бельгия, Дания, Ирландия, Италия и Латвия — документы в эти страны и оттуда не апостилируются. Соглашение Эстонии и Финляндии 2012 года: выписки о гражданском состоянии — свидетельства о рождении, смерти, браке, разводе, брачной правоспособности, смене имени и выписки из регистра народонаселения — принимаются в Финляндии без апостиля. И Венская конвенция о многоязычных выписках из актов гражданского состояния, к которой присоединились более двадцати стран.
Отдельно про российские документы: раньше они тоже подпадали под договор о правовой помощи, но после его расторжения апостиль стал обязательным. Практические последствия этого разбираем в отдельном материале о признании российских документов в Эстонии.
К апостилированному документу за границей обычно требуют заверенный перевод. И вот здесь важный момент, который многие узнают слишком поздно: с 1 января 2020 года нотариус в Эстонии больше не заверяет правильность перевода. Эту функцию он утратил полностью, и «нотариально заверенный перевод» — термин, за которым в Эстонии не стоит никакой существующей услуги. Заверить перевод может только присяжный переводчик — vandetõlk, внесённый в реестр Министерства юстиции и цифровых технологий.
Порядок действий имеет значение. Сначала апостиль на оригинал, потом перевод — потому что переводить нужно и текст самого апостиля тоже. Если сделать наоборот, перевод придётся заказывать заново. Иногда принимающая сторона требует апостиль ещё и на сам перевод; это возможно, поскольку документ присяжного переводчика относится к публичным, но апостиль на него ставит уже другой нотариус, и это отдельные 27,71 €.
Если вы готовите пакет документов для переезда, вида на жительство или подачи в PPA, имеет смысл выяснить требования по всем документам сразу: что-то нужно апостилировать, что-то только перевести, а часть документов не требует ни того, ни другого. Мы делаем присяжные переводы и берём на себя апостилирование и легализацию, включая подачу документов нотариусу; точную цену скажем в предложении — она зависит от языковой пары и объёма.
Эстонское свидетельство о рождении апостилирует любой нотариус в Эстонии — 27,71 € с НДС, до пяти рабочих дней. Свидетельства, выданные в 1941–1992 годах без имени и должности подписавшего, нотариус не апостилирует: сначала нужно получить новое свидетельство или заверенную распечатку из регистра народонаселения. Свидетельство, выданное в другой стране, апостилируется только там — российское, например, в органах ЗАГС того субъекта РФ, где оно выдано.
Если свидетельство подаётся в другую страну ЕС, апостиль не нужен по регламенту 2016/1191, а вместо перевода можно запросить многоязычную стандартную форму. Для вида на жительство, школы или детского сада ребёнка обычно нужен ещё и перевод свидетельства о рождении с заверением присяжного переводчика.
Порядок тот же: эстонское свидетельство о браке апостилирует нотариус в Эстонии, иностранное — компетентный орган страны выдачи. Апостиль чаще всего требуют при регистрации брака за границей, смене фамилии, воссоединении семьи и в наследственных делах. Для подачи в другую страну ЕС апостиль на свидетельство о браке не нужен, а в Латвию, Литву, Польшу и Украину документы принимают без него по договорам о правовой помощи. После апостиля закажите перевод свидетельства о браке — текст апостиля переводится вместе с документом.
Апостиль можно поставить на нотариально заверенную копию: тогда он подтверждает подпись нотариуса, заверившего копию, а оригинал остаётся у вас. Это удобно для дипломов и аттестатов, которые не хочется отдавать навсегда. Нотариус не апостилирует собственное заверение, поэтому копию заверяет один нотариус, а апостиль ставит другой — это два отдельных платежа. Одноразовые документы, например справку об отсутствии судимости или справку о брачной правоспособности, апостилируют только в оригинале. Прежде чем заказывать, уточните у принимающей стороны, примет ли она апостилированную копию.
Отдельно разобрали апостиль на доверенность и апостиль на присяжный перевод.
Первая — отправить заявление без документа. Пять рабочих дней начинают идти только с момента, когда нотариус принял заявление в производство, а сделать это без самого документа он не может.
Вторая — не спросить у принимающего учреждения, что им нужно: оригинал или копия, бумажный апостиль или электронный, требуется ли перевод и на какой язык. Требования различаются даже у разных ведомств одной страны, и угадать их невозможно.
Третья — заказать перевод раньше апостиля. Текст апостиля тоже входит в перевод, и документ, переведённый до штампа, за границей не примут.
Что такое апостиль простыми словами? Отметка, которая подтверждает, что документ подписал настоящий уполномоченный чиновник, и позволяет предъявлять его в странах Гаагской конвенции без консульской легализации. Содержание документа апостиль не проверяет.
Можно ли сделать апостиль срочно? Ускоренной процедуры за доплату в Эстонии нет. Закон даёт нотариусу пять рабочих дней; часто выходит быстрее, но гарантии нет. Время экономит подача заявления сразу вместе с документом и заранее выбранный формат — бумажный или е-апостиль.
Где поставить апостиль на российский документ? Только в России: апостиль ставит страна, выдавшая документ. Эстонский нотариус апостилировать российское свидетельство или диплом не может.
Кто ставит апостиль в Эстонии? Нотариусы. Полномочие перешло к ним 1 января 2010 года, министерства этим больше не занимаются. Обратиться можно к любому нотариусу страны, привязки к месту жительства нет.
Сколько стоит апостиль в Эстонии? 27,71 € с НДС. Это установленный законом нотариальный тариф — 22,35 € плюс НДС, — одинаковый у всех нотариусов. При отправке готового документа почтой добавляется стоимость пересылки.
Сколько времени занимает апостилирование? Пять рабочих дней с момента, когда заявление принято в производство. Заявление принимается только вместе с документом, который нужно апостилировать.
В какие страны документы из Эстонии не нужно апостилировать? В Латвию, Литву, Украину и Польшу — с ними у Эстонии договоры о правовой помощи. Кроме того, по регламенту ЕС 2016/1191 не апостилируются документы о гражданском состоянии, гражданстве и отсутствии судимости, подаваемые в страны ЕС. Отдельные соглашения действуют с Финляндией и в рамках Брюссельской конвенции.
Нужно ли переводить апостилированный документ? Как правило, да — на язык, который принимает страна назначения. Заверить перевод в Эстонии может только присяжный переводчик; нотариус эту функцию утратил с 1 января 2020 года. Перевод делается после апостиля, потому что переводится и текст самого апостиля.
Можно ли поставить апостиль на нотариально заверенную копию? Да, апостилировать можно оригинал, официально или нотариально заверенную копию, распечатку или выписку. Но у одноразовых документов — например, справки об отсутствии судимости — апостилируется только оригинал.
Присяжный переводчик в Эстонии: кто это и как проверить
Кто такой присяжный переводчик в Эстонии, что он заверяет и как проверить его в реестре Министерства юстиции — по языку, направлению и свидетельству.
Открыть
Нотариальный перевод в Эстонии: почему его больше нет
Нотариальные переводы в Эстонии отменены с 2020 года: заверить перевод может только присяжный переводчик. Что изменилось и куда обращаться сейчас.
Открыть
Перевод криптовалютного контента для блокчейн- и Web3-компаний
Профессиональный перевод криптовалютного контента для блокчейн-платформ, криптовалютных бирж и Web3-компаний. Точный и надежный перевод материалов для глобальной криптоиндустрии.
Открыть
Профессиональный перевод для индустрии финансовых технологий
Профессиональные услуги перевода для компаний в сфере финансовых технологий. Точный перевод fintech-материалов и технической документации от специалистов, знакомых с индустрией финансовых технологий.
Открыть
